In molti locali notturni, l’ingresso dei clienti è una faccenda complicata: bisogna riconoscere chi ha prenotato un tavolo, consentire il rientro a chi esce per qualche minuto, tenere separate le aree riservate e permettere allo staff di muoversi senza essere fermato a ogni passaggio.
Ecco perché, nonostante biglietti e prenotazioni siano ormai quasi sempre digitali, all’ingresso vengono ancora consegnati timbri e braccialetti. Il telefono serve a verificare il titolo acquistato, ma una volta dentro, agli addetti occorre qualcosa che si possa controllare subito, anche in mezzo alla folla e con poca luce.
Tra prevendite, liste e controlli alla porta: le soluzioni che vengono in aiuto
La prevendita ha reso più semplice una parte del lavoro. Il biglietto viene acquistato online, arriva sul telefono e può essere convalidato in pochi secondi. Accanto a chi mostra il QR code, però, ci sono gli ospiti inseriti nelle liste dei promoter, le prenotazioni dei tavoli, gli accrediti dello staff e gli inviti comunicati poco prima dell’apertura.
Sono ingressi diversi e non possono essere gestiti tutti nello stesso modo. Per questo gli organizzatori raramente ne scelgono uno soltanto, ma spesso li combinano, costruendo un percorso adatto alla serata e al pubblico previsto.
Tra gli strumenti utilizzati più di frequente troviamo:
- i QR code, inviati via email o tramite un’applicazione e letti all’ingresso con uno scanner. Dopo il primo utilizzo, il biglietto risulta convalidato e non può essere presentato una seconda volta;
- le liste digitali, consultabili da smartphone o tablet e aggiornabili anche a ridosso dell’apertura, soprattutto per gestire promoter, tavoli, accrediti e inviti;
- il controllo del documento, che rimane necessario quando sono previsti limiti di età o il biglietto è nominativo;
- timbri e braccialetti, consegnati al termine delle verifiche per riconoscere chi è già entrato, chi può rientrare e chi ha accesso alle aree riservate.
I primi servono per i controlli che si concludono alla porta; timbri e braccialetti, invece, continuano a essere utili per il resto della serata. È soprattutto all’interno del locale, quando bisogna gestire rientri e zone con accessi differenti, che la loro funzione diventa più evidente.
Come combinare i controlli durante una serata
Durante la serata, i diversi strumenti possono entrare in gioco uno dopo l’altro, seguendo il tipo di ingresso scelto. Chi ha acquistato il biglietto mostra il QR code, mentre inviti e prenotazioni dei tavoli vengono verificati sulla lista; quando è necessario accertare l’età o l’identità della persona, si controlla anche il documento. Una volta concluse queste verifiche, però, ripeterle all’interno del locale sarebbe poco pratico, ed è per questo che si ricorre a un timbro o a un braccialetto.
Il timbro può essere sufficiente se tutti i clienti hanno gli stessi permessi, anche se con il passare delle ore tende a sbiadire e diventa meno leggibile. Il braccialetto rimane invece ben visibile e consente di distinguere con facilità gli ingressi ordinari dai tavoli, dagli ospiti e dallo staff, semplificando anche il rientro di chi esce per qualche minuto.
Nei locali che organizzano appuntamenti frequenti, colori e stampe possono cambiare da una serata all’altra, così un vecchio braccialetto non rischia di essere confuso con quello valido. Per gli eventi più lunghi viene spesso scelta la versione in vinile personalizzabile come quella proposta da Europaband che resiste all’acqua e non può essere sfilata senza danneggiare la chiusura.
Quando il controllo visivo non è più sufficiente
Il discorso cambia nei club organizzati su più sale, dove aver superato l’ingresso principale non permette automaticamente di accedere a tutti gli spazi. Un ospite può entrare nel privé ma non nel backstage, mentre artisti, tecnici e personale devono potersi muovere in aree diverse senza essere fermati di continuo.
Per gestire questi permessi, alcune strutture utilizzano tessere o braccialetti RFID, dotati cioè di un sistema di identificazione a radiofrequenza. Il chip presente nel supporto è associato agli accessi consentiti e, quando viene avvicinato a un lettore, permette di verificare subito se la persona può entrare in quella determinata zona.
Lo stesso codice può essere disattivato in caso di smarrimento e, se il locale dispone di un sistema compatibile, utilizzato anche per pagare le consumazioni. Dal momento che servono lettori, software e assistenza durante la serata, l’RFID trova spazio soprattutto nelle strutture più grandi, dove il numero di ambienti e di persone da gestire giustifica un’organizzazione di questo tipo.
Informazioni fornite in modo indipendente da un nostro partner nell’ambito di un accordo commerciale tra le parti. Contenuti riservati a un pubblico maggiorenne
SU