Qual è la prima domanda da porsi quando si vuole organizzare un evento?
Quando, ovvero la data, risponderanno alcuni. Dove, quindi il luogo, secondo altri.
È vero, sono due aspetti importanti, ma lo è ancora di più una terza voce: il budget - l’Argomento con la A maiuscola.
Sappiamo che parlare di soldi, di conti, di preventivi non è mai bello, ma avere un “piano delle spese” è un aiuto fondamentale nelle scelte dei vari servizi. Non solo, è importante anche sapere come suddividere la somma che avete in mente.
Pensate, cosa succederebbe se, dopo aver sommato le spese di catering, location e fiorista vi rendete conto che sarà necessario limitare il viaggio di nozze o cambiare bomboniere? Oppure, se la sola cena che conclude la giornata di Team Building prosciugasse tutto il budget che avete a disposizione?
La suddivisione delle spese
Una volta stabilito a quanto ammonta il vostro budget – tenendo conto anche di quanto potrete risparmiare dal momento in cui decidete di sposarvi a quando si terrà effettivamente il matrimonio, di quanto potreste riuscire a ottenere da possibili sponsorizzazioni o aiuti “esterni” – il secondo step è decidere su quale servizio “puntare”.
Piccolo suggerimento: di solito, soprattutto nel caso dei matrimoni, la spesa maggiore riguarda il ricevimento, tra location, catering e allestimento, a meno che non vogliate proporre un aperitivo a casa vostra a base di patatine, salatini e torta home-made.
Attenzione! Anche investire l’80% del budget su un unico servizio potrebbe creare qualche difficoltà e “incongruenza”. Che effetto farebbe un menù da chef stellato… se non riuscite a dare ai vostri ospiti nemmeno una cartelletta con il programma dell’evento e un piccolo gadget? Oppure, se per avere uno spettacolo pirotecnico alla fine del ricevimento avete dovuto scegliere un abito realizzato con un tessuto di bassa qualità, che vi fa arrossare la pelle solo guardandolo?
Ora, noi stiamo esagerando, ma solo per farvi capire che, nonostante alcuni servizi siano effettivamente più costosi rispetto ad altri, prima di tutto ci vuole coerenza.
Il budget è talmente alto che non lo si sa quantificare
Anche un'estrema disponibilità economica può rappresentare un rischio.
Non avere un’idea di quanto possiate permettervi di spendere non significa, infatti, che potete darvi alla pazza gioia; al contrario, potrebbe portarvi a lasciarvi prendere un po' troppo la mano e rischiare di organizzare un mega evento in cui, alla fine, non vi riconoscete.
È vero, quel vestito di cui non avete neanche guardato il cartellino è STUPENDO, ma è quello che fa per voi? È proprio quello che meglio rispecchia la vostra personalità oppure è soltanto bello da vedere?
E, certo, sarebbe bello concludere una giornata di Team Building alla spa… ma tutti i colleghi apprezzerebbero? O preferirebbero, magari, un semplice pranzo in un ristorante carino e, con quanto risparmiato, organizzare una seconda giornata insieme?
La scelta dei fornitori
Come dicevamo all’inizio, avere un budget vi aiuterà anche nella decisione se affidarvi a un professionista, piuttosto che a un altro.
In questo caso, però, entra in gioco anche un altro fattore: la soggettività, ovvero il feeling che percepite quando incontrate per la prima volta il responsabile del servizio catering, il fotografo, fino al grafico a cui avete chiesto di realizzare le brochure.
Ecco un esempio: è il momento di scegliere l’abito da sposa. Dopo aver girato alcuni negozi, entrate in uno in cui provate un modello che potrebbe andare bene, eppure… la commessa assume un tono seccato alle vostre domande sulla qualità della stoffa, sulla possibilità di apportare qualche modifica. Risultato? Voi vi sentite così a disagio che, piuttosto, preferite spendere qualcosa in più ma avere a che fare con persone accoglienti e gentili.
Ecco, quindi, così è il budget: un termine con cui tutti dobbiamo fare i conti (scusate il gioco di parole), eppure un elemento inevitabile per la buona riuscita di un evento di qualità.
Giulia Nicora